понеділок , 17.06.2024

Помічник керівника: чим особлива ця посада та які обов’язки необхідно виконувати

Помічник керівника — це людина, яка насамперед допомагає в реалізації щоденних обов’язків керівника.

Обов’язки, які призначені працівникові на цій посаді, можуть варіюватися: від управління персоналом до встановлення зв’язків із клієнтами, вирішення конфліктних ситуацій та організації офісних процесів.

Ця посада також є керівною, проте її роль полягає в сприянні, а не в конкуренції з директором компанії. Основним завданням помічника є дотримання встановлених принципів управління, точне виконання завдань та підтримання необхідних комунікаційних процесів.

Які обов’язки має асистент керівника

Така робота, як помічник керівника включає дуже гнучкі обов’язки, оскільки вони в першу чергу залежать від очікувань та вимог того, хто наймає його. Різні роботодавці мають різноманітні вимоги до ролі помічника. Деякі потребують допомоги в організації ділової кореспонденції і створенні розкладу, а інші водночас висувають більш специфічні вимоги (наприклад, допомога з доглядом за дітьми, тваринами або організація особистих побутових потреб).

Серед традиційних завдань такого працівника можна виділити наступні:

  1. Управління часом керівника: помічник призначає зустрічі й поїздки, слідкує за дотриманням робочого розкладу.
  2. Організація зустрічей та подорожей.
  3. Кореспонденція: ведення листування та телефонних переговорів із партнерами та клієнтами.
  4. Документація: зберігання та обробка документів.
  5. Забезпечення перекладів, написання ділових листів іноземною мовою.
  6. Створення комфорту: догляд за робочим простором, забезпечення необхідними канцтоварами, організація перерв.
  7. Ведення звітності.

Важливо пам’ятати, що конкретні обов’язки помічника керівника можуть значно відрізнятися залежно від потреб та вимог певного робочого середовища та вимог конкретного керівника.

Що має знати та вміти робити помічник керівника

Необхідні вміння та навички для помічника керівника включають:

  1. Освіта на середньому або вищому рівні, здебільшого пов’язана зі спеціалізаціями «Помічник керівника», «Секретар» або сферою бізнесу, документообігу чи менеджменту.
  2. Здатність до організації різноманітних завдань і подій.
  3. Уміння працювати з різними документами.
  4. Глибокі знання основних офісних програм.
  5. Здатність працювати в умовах великого обсягу роботи та багатозадачності.
  6. Навички дипломатії та дотримання ділового етикету.
  7. Володіння іноземними мовами.
  8. Увага до дрібниць і деталей.
  9. Стійкість до стресу.
  10. Вміння вирішувати конфліктні ситуації конструктивно.
  11. Здатність тримати комерційну інформацію в таємниці, оскільки вона має велике значення.

Що стосується окремих рис, то на цій посаді дуже важливо, аби працівник мав винахідливість, ерудованість, приємний та охайний зовнішній вигляд, був працездатним, вмів адаптуватися та чітко виконувати всі вказівки.